Kommt Ihnen diese Woche bekannt vor?
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Mo8:10 Uhr
Das Postfach ist voll. Die Hälfte sind Fragen, die Sie schon hundertmal beantwortet haben.
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Di10:30 Uhr
Eine Schadensmeldung ist zwischen Newslettern und Rechnungen untergegangen. Der Mieter fragt zum dritten Mal nach.
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Mi14:00 Uhr
Sie suchen eine Mail von letzter Woche, um zu prüfen, ob der Handwerker schon beauftragt ist.
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Do16:45 Uhr
Die Stelle in der Sachbearbeitung ist seit Monaten offen. Die Arbeit landet bei Ihnen.
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Fr19:20 Uhr
Sie sitzen noch an den Mails, die tagsüber liegen geblieben sind.
62,1 %
der befragten Immobilienverwaltungen bezeichnen sich als überlastet. Mehr als die Hälfte der Verwaltungen, die 2025 Personal suchten, konnte nicht alle offenen Stellen besetzen.
Quelle: VDIV-Branchenbarometer 2026Was sich für Sie ändert
58 % der Mieter nutzen E-Mail, um ihre Hausverwaltung zu erreichen. Genau dort gewinnen Sie Zeit zurück.
Quelle: Bitkom, repräsentative Befragung 2025 (491 Mieterinnen und Mieter), veröffentlicht im Januar 2026
Keine Schadensmeldung geht mehr unter.
Jede Meldung per E-Mail wird erkannt und mit Objekt und Schadensart in Ihre Schadensliste eingetragen, zum Beispiel in eine Excel-Tabelle in Microsoft 365 oder in Google Tabellen. Der Mieter bekommt sofort eine Bestätigung, dass seine Meldung angekommen ist und bearbeitet wird.
Was dringend ist, bestimmen Sie.
Ihr Postfach wird nach Ihren Regeln sortiert und markiert. Sie legen fest, was sofort auf den Tisch muss, etwa Wasser und Heizung, und was bis morgen warten kann.
Standardfragen beantworten sich von selbst.
Schlüssel verloren, Kopie der Abrechnung, Termin der Eigentümerversammlung: Die Antwort entsteht in Ihrem Ton. Ob sie sofort rausgeht oder erst nach Ihrem Blick darauf, entscheiden Sie.
Stunden zurück für Ihre eigentliche Arbeit.
Denken Sie wegen der E-Mail-Flut über eine zusätzliche Kraft nach? Dann rechnen wir im Erstgespräch mit Ihren Zahlen nach, wie viele Stunden pro Woche die Automatisierung übernehmen kann.
Nichts geht raus ohne Ihr Okay.
Sie legen fest, wie viel automatisch passiert. Für jede Art von E-Mail entscheiden Sie einzeln:
- Automatisch beantwortenFür Fragen, auf die es immer dieselbe Antwort gibt.
- Entwurf zur FreigabeDie Antwort liegt fertig in Ihrem Postfach. Sie prüfen und senden.
- Nur einsortierenDie Mail wird markiert und bleibt ganz bei Ihnen.
Am Anfang geben Sie alles frei. Was sich bewährt, lassen Sie danach allein laufen. Ändern können Sie das jederzeit.
Guten Tag Herr Becker,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Für einen Ersatzschlüssel füllen Sie bitte das angehängte Formular aus und senden es an uns zurück. Wir melden uns dann mit einem Termin zur Abholung.
Mit freundlichen Grüßen
Ihre Hausverwaltung
Regel: Schlüssel verlorenEinstellung: Entwurf zur Freigabe
So läuft die Zusammenarbeit
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Kostenloses Erstgespräch
15 Minuten am Telefon oder per Video. Sie erfahren, wo in Ihrem Postfach die meiste Zeit verloren geht.
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Vorführung an Ihrem Fall
Sie sehen an Ihrem eigenen Fall, wie die Automatisierung bei Ihnen arbeiten würde. Danach erhalten Sie ein festes Angebot: ein Preis, keine Stundenabrechnung, keine versteckten Kosten.
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Einrichtung
Gemeinsam legen wir Ihre Regeln fest: was dringend ist, was automatisch beantwortet wird und was Sie freigeben. Den Starttermin vereinbaren wir verbindlich.
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Betreuung
Um die Technik müssen Sie sich nicht kümmern. Hakt etwas, bekomme ich automatisch eine Meldung und behebe es. Kleine Anpassungen sind inklusive. Monatlich kündbar.
30 Tage im Alltag testen.
Die 30 Tage beginnen an dem Tag, an dem ich Ihre Automatisierung live schalte und Ihnen das schriftlich bestätige. Die Zeit der Einrichtung zählt nicht mit.
Sie tragen kein Risiko: Wenn Sie die Automatisierung danach nicht behalten wollen, reicht eine kurze E-Mail. Sie bekommen alles zurück, was Sie bis dahin bezahlt haben. Ohne Begründung. Ich schalte das System dann ab.
Wenn Sie bleiben, läuft die Betreuung monatlich weiter und ist jederzeit zum Monatsende kündbar.
Ihre Daten bleiben unter Kontrolle
Sie arbeiten mit Mieter- und Eigentümerdaten. Deshalb regeln wir das vor dem Start.
- Verarbeitung in der EUBevor echte Daten fließen, läuft Ihre Automatisierung auf einem Server in der EU. Auch die KI-Auswertung erfolgt bei einem Anbieter mit Verarbeitung in der EU. Welche Anbieter das sind, steht im Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
- Vertrag zur AuftragsverarbeitungBevor echte Daten fließen, schließen wir einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO.
- Keine PasswörterSie erlauben den Zugriff in Ihrem eigenen Konto und können ihn jederzeit mit einem Klick widerrufen.
- Nur das NötigeAngebunden werden nur Ihr Postfach und Ihre Schadensliste. Ihre Verwaltungssoftware bleibt unberührt.
- Gekennzeichnet nach KI-VerordnungAutomatisch versendete Antworten tragen einen Hinweis, dass sie automatisch erstellt wurden.
- Heikle Themen gehen immer an SieKündigungen, Mietminderungen und Rechtsfragen werden nie automatisch beantwortet.
Ein Ansprechpartner, von Anfang bis Ende.
Kein Callcenter, kein wechselnder Projektleiter. Ich bin Paul Meleschko, führe Ihr Erstgespräch, richte Ihre Automatisierung ein und bleibe danach Ihr Ansprechpartner. Sie müssen nichts zweimal erklären.
Wir arbeiten per Telefon und Video zusammen. Das spart Ihnen Anfahrten und lange Termine. Weil ich an keinen Softwarehersteller gebunden bin, bekommen Sie nur das, was Ihnen spürbar Zeit spart.
Paul MeleschkoAutomatisierung für Hausverwaltungen
Passt das zu Ihnen?
Damit Sie Ihre Zeit nicht verschwenden, hier ehrlich vorab.
Passt gut, wenn
- täglich zehn oder mehr E-Mails von Mietern und Eigentümern bei Ihnen ankommen,
- Sie mit Microsoft 365, Outlook oder Gmail arbeiten,
- Sie keine neue Verwaltungssoftware einführen wollen.
Passt eher nicht, wenn
- Ihre Verwaltungssoftware schon ein KI-Postfach hat, das Sie nutzen,
- Sie vor allem bei Anrufen Entlastung suchen (Anrufe deckt die Automatisierung nicht ab),
- Sie Rechtsfragen automatisch beantworten lassen möchten.
Häufige Fragen
Muss mein Team dafür etwas Technisches können?
Nein. Sie bekommen alles fertig eingerichtet. Ihr Team sieht die Ergebnisse dort, wo es ohnehin arbeitet: im Postfach und in Ihrer Schadensliste, zum Beispiel einer Excel-Tabelle in Microsoft 365 oder in Google Tabellen.
Was passiert, wenn die KI etwas falsch einordnet?
Am Anfang geben Sie die Antworten frei. So sehen Sie selbst, wie zuverlässig die Automatisierung arbeitet, bevor sie mehr allein erledigt. Fällt Ihnen etwas auf, genügt eine kurze Nachricht. Sie bekommen innerhalb eines Werktags Antwort, und die Regel wird angepasst.
Ab wann laufen die 30 Tage der Garantie?
Ab dem Tag, an dem ich Ihre Automatisierung live schalte und Ihnen das schriftlich bestätige. Die Einrichtung zählt nicht mit.
Funktioniert das mit unserem Postfach?
Die Automatisierung arbeitet mit gängigen Postfächern wie Microsoft 365, Outlook oder Gmail. Was Sie genau nutzen, klären wir im Erstgespräch. Ihre Verwaltungssoftware müssen Sie dafür nicht ändern.
Ab wann lohnt sich das?
Das hängt davon ab, wie viele gleichartige Mails bei Ihnen eintreffen: Schlüssel, Abrechnung, Termine, Schadensmeldungen. Zählen Sie eine normale Woche durch. Je mehr davon Sie täglich selbst beantworten, desto eher lohnt es sich. Genau rechnen wir es im Erstgespräch mit Ihren Zahlen. Lohnt es sich bei Ihnen nicht, erfahren Sie das ehrlich, bevor Sie etwas bezahlen.
Was kostet das?
Das hängt davon ab, wie viele Abläufe Sie automatisieren möchten. Deshalb schauen wir uns zuerst im kostenlosen Erstgespräch an, wo bei Ihnen die Zeit verloren geht. Danach bekommen Sie ein festes Angebot ohne Stundenabrechnung und ohne versteckte Kosten. So sehen Sie vorher, ob es sich für Sie rechnet.
Wie kann ich kündigen?
Eine kurze E-Mail genügt. Die Betreuung endet dann zum Monatsende, ohne Begründung. In den ersten 30 Tagen nach dem Start gilt zusätzlich die Geld-zurück-Garantie.
Finden Sie heraus, wie viel Zeit Sie sich zurückholen können.
Rufen Sie einfach an. In 15 Minuten klären wir, ob sich die Automatisierung für Ihre Verwaltung lohnt. Das Gespräch ist kostenlos und unverbindlich, und danach testen Sie 30 Tage ohne Risiko.
Kostenloses Erstgespräch, auf Wunsch auch per Video. Unverbindlich.
Nicht erreicht? Sprechen Sie auf die Mailbox, ich rufe innerhalb eines Werktags zurück.
Oder schreiben Sie mir: kontakt@paulmeleschko.de